La gestión de equipos remotos tiene sus peculiaridades: hay que controlar el cumplimiento de las tareas, organizar reuniones y facilitar la comunicación con el equipo.
En la práctica, las herramientas para el teletrabajo tienen que resolver seis tareas sin oficina de por medio: registrar la jornada, planificar los proyectos con fechas, reunirse, pensar juntos en una pizarra, guardar notas comunes y hablar a diario.
Para cada tarea elegimos una herramienta conocida y fácil de adoptar. En cada ficha verás qué ofrece, en qué dispositivos funciona, cuánto cuesta y qué ajuste conviene hacer el primer día.
Ese último punto es el que más se olvida. Las cuentas se crean deprisa, los enlaces se comparten con cualquiera y nadie revisa quién puede entrar a qué. Unos minutos de configuración al principio evitan ese desorden.
- Las herramientas para el teletrabajo de un vistazo
- Gestión de personal y control horario: Corp-Staff
- Planificación de proyectos con diagrama de Gantt: GanttPRO
- Videollamadas: Google Meet
- Pizarras y mapas mentales: Miro
- Notas compartidas: Google Keep
- Chat del equipo: Microsoft Teams
- Cinco comprobaciones antes de sumar una herramienta de teletrabajo
Las herramientas para el teletrabajo de un vistazo
| Función | Herramienta | Para empezar sin pagar | Ajuste clave del primer día |
|---|---|---|---|
| Gestión de personal y control horario | Corp-Staff | 6 meses sin coste (plan Entry) | Roles y permisos según la responsabilidad de cada persona |
| Planificación con diagrama de Gantt | GanttPRO | Prueba de 14 días sin tarjeta | Verificación en dos pasos, incluida en todos los planes |
| Videollamadas | Google Meet | Cuenta de Google gratuita | Verificación en dos pasos en la cuenta de Google |
| Pizarras y mapas mentales | Miro | Plan Free (3 tableros editables) | Subir solo lo que puede ver todo el equipo |
| Notas compartidas | Google Keep | Gratuito | Compartir cada nota solo con quien la necesita |
| Chat del equipo | Microsoft Teams | Teams (gratis) | Limitar quién de fuera puede escribirte |
Gestión de personal y control horario: Corp-Staff
Corp-Staff es un software de gestión de personal en remoto que permite administrar horarios, ficha de empleados y vacaciones en equipos distribuidos.
Incluye servicios para la organización administrativa y de personal, facilita el control de asistencia y optimiza la gestión del talento humano, en definitiva, es absolutamente necesario para un equipo remoto.
Ofrece herramientas y estrategias para gestionar eficazmente equipos de trabajo remoto, maximizando la productividad.
Qué ofrece Corp-Staff:
- Control de horarios y fichajes en tiempo real.
- Gestión de vacaciones, festivos, ausencias y permisos laborales.
- Administración centralizada de personal y datos administrativos.
- Reportes e informes para evaluar la asistencia y productividad.
- Integraciones con sistemas de Recursos Humanos.
- Notificaciones automáticas y recordatorios de turnos y vacaciones.
- Organigrama empresarial para visualizar la estructura jerárquica de tu empresa.
- Interfaz clara y branding personalizable.
Dispositivos:
Ordenador + móvil
Precio:
Depende del conjunto de funciones elegido. Para el Plan Entry, los primeros 6 meses son gratis.
Cómo dejarlo bien configurado:
La ficha de un empleado guarda datos personales, horarios y ausencias. Según su web, Corp-Staff permite gestionar «roles y permisos de acceso según las responsabilidades de cada empleado».
Úsalos desde el alta: define qué perfiles necesitan ver las fichas completas y da al resto del equipo solo los permisos que su función requiere.
Planificación de proyectos con diagrama de Gantt: GanttPRO
Para planificar hace falta ver el proyecto entero sobre el calendario: qué va primero, qué depende de qué y cuándo se entrega. GanttPRO es un programa para crear un diagrama de Gantt online, con la interfaz y la ayuda en español.
Qué ofrece:
- Diagrama de Gantt con tareas, subtareas, dependencias e hitos.
- Vistas de lista, tablero y calendario del mismo proyecto.
- Carga de trabajo por persona y registro de tiempo.
- Importación de proyectos de MS Project (archivos .mpp).
- Datos alojados en centros de datos de Microsoft Azure dentro de la Unión Europea, con copias de seguridad diarias.
Dispositivos:
Aplicación web y aplicaciones móviles para iOS y Android.
Precio:
Prueba gratuita de 14 días, sin tarjeta. El precio por usuario baja cuanto más grande es el equipo. Con facturación anual y un equipo de 20 personas: Core 7 $, Advanced 10 $, Business 17 $ y Enterprise 20 $ por usuario al mes.
Para un equipo de 5, Core cuesta 8 $, Advanced 12 $ y Business 19 $ (9 $, 15 $ y 24 $ con pago mensual). Enterprise solo se contrata con facturación anual. Los estudiantes tienen un 50 % de descuento.
Lo probamos con un proyecto de ejemplo:
Montamos en GanttPRO el proyecto «Puesta en marcha segura del equipo remoto». Son seis tareas y un hito, unidos por dependencias:
- Elegir las herramientas del equipo.
- Crear las cuentas y activar la verificación en dos pasos.
- Revisar permisos de tableros y notas compartidas.
- Configurar el control horario.
- Limitar el acceso de externos al chat del equipo.
- Explicar al equipo cómo verificar a soporte técnico.
- Hito: equipo operativo.
Las tareas 3, 4 y 5 dependen de que las cuentas estén creadas, y el hito no se cumple hasta cerrar las anteriores. El diagrama deja ver de un vistazo qué retrasaría la puesta en marcha si una tarea se atasca.
Cómo dejarlo bien configurado:
La verificación en dos pasos está incluida en todos los planes de GanttPRO. Se activa en Configuraciones → Seguridad → Autenticación de dos factores, con el código de una app de autenticación en el teléfono.
Pide a cada persona del equipo que la active el primer día. El inicio de sesión único con SAML queda reservado al plan Enterprise, para empresas que ya centralizan sus accesos.
Videollamadas: Google Meet
Para las reuniones del equipo, Google Meet funciona desde el navegador, sin instalar nada, con una cuenta de Google.
Qué ofrece:
- Sin registro aparte: se entra con la cuenta de Google.
- Sincronización con Google Calendar.
Dispositivos:
PC, aplicaciones para Android e iOS.
Precio:
Con una cuenta de Google gratuita puedes invitar hasta 100 participantes. Las reuniones de grupo duran hasta 60 minutos y las llamadas individuales, hasta 24 horas.
Para reuniones más largas o funciones de empresa, Meet se contrata dentro de Google Workspace.
Cómo dejarlo bien configurado:
Todas las reuniones de Meet van cifradas en la nube, en tránsito y en reposo. El cifrado de extremo a extremo existe como opción adicional solo en llamadas individuales entre cuentas personales de Google; en cuentas Business o Education, las reuniones usan el cifrado en la nube.
El ajuste que más protege es la verificación en dos pasos en la cuenta de Google de cada persona. Es la misma cuenta que abre Meet, Keep y el calendario, así que un solo ajuste cubre las tres herramientas.
Se activa en myaccount.google.com, en Seguridad e inicio de sesión: dentro de «Cómo inicias sesión en Google», elige Activar verificación en dos pasos. Google guía el resto del proceso en pantalla.
Pizarras y mapas mentales: Miro
Miro es una pizarra en línea que el equipo edita a la vez: sirve para mapas mentales, lluvias de ideas y tableros de planificación.
Qué ofrece:
- Una gran cantidad de plantillas.
- Una interfaz fácil para quien empieza.
- Cursos de formación, seminarios web y artículos, en inglés.
Dispositivos:
PC, aplicaciones para Android e iOS.
Precio:
El plan Free permite crear y compartir tableros sin límite, con los tres más recientes editables, y admite miembros ilimitados. Para más funciones están los planes de pago, que empiezan por Starter.
Cómo dejarlo bien configurado:
En el plan Free, cada tablero es accesible por defecto para todos los miembros del equipo. Por eso, sube a un tablero gratuito solo lo que puede ver cualquier persona del equipo.
Cuando haga falta separar accesos o proteger el inicio de sesión, el paso es un plan de pago. La verificación en dos pasos se incluye desde el plan Starter, y el inicio de sesión único (SSO con SAML), desde el plan Business.
Notas compartidas: Google Keep
En cada proyecto hay materiales que varias personas necesitan a mano: un enlace, una lista de pendientes, los contactos de un proveedor. Para compartir notas e ideas cortas, Google Keep es un servicio sencillo con edición colaborativa.
Qué ofrece:
- Acceso para cuentas de Google, sin registro separado.
- Integración con Google Calendar, Gmail y Google Docs.
- Diversos formatos de notas: texto, imágenes, notas de voz, enlaces, etiquetas, coordenadas de geolocalización.
- Función de reconocimiento de texto en imágenes.
Dispositivos:
PC, aplicaciones para Android e iOS.
Precio:
Gratuito.
Cómo dejarlo bien configurado:
Google cifra los datos de Keep en tránsito y en reposo, y lo que guardas es privado hasta que decides compartirlo. Comparte cada nota concreta solo con quien la necesita, en lugar de mantener una nota común con todo dentro.
Una nota compartida no es el sitio para contraseñas ni claves de acceso. Para eso existe un gestor de contraseñas con bóvedas compartidas.
Chat del equipo: Microsoft Teams
Cuando las apps de mensajería personales se quedan cortas, un chat de trabajo ordena la conversación por canales y proyectos.
Microsoft Teams es la aplicación de comunicación de Microsoft 365: reúne chat, llamadas, videoconferencias y documentos compartidos en un mismo lugar.
Qué ofrece:
- Chats, canales con hilos y sección de tareas.
- Videollamadas y reuniones en línea, con pantalla compartida.
- Integración con Outlook, Word, Excel, PowerPoint y otras apps de Microsoft 365.
- Gestión de usuarios, permisos y roles dentro de la organización.
- Archivos compartidos, almacenamiento en la nube y colaboración en tiempo real.
Dispositivos:
Navegador y aplicaciones para Windows, Mac, Android e iOS.
Precio:
Teams (gratis) incluye chat ilimitado, reuniones de hasta 60 minutos con 100 participantes y 5 GB de almacenamiento. Los planes de pago se contratan dentro de Microsoft 365.
Cómo dejarlo bien configurado:
Con una cuenta de trabajo, Teams permite de entrada buscar, llamar, chatear y reunirse con personas de cualquier organización externa. El administrador puede limitarlo a una lista de dominios permitidos (los de clientes y proveedores habituales) y desactivar el contacto con cuentas personales de Teams que ninguna organización gestiona.
En Teams (gratis), el control está en manos de cada usuario. Desde Configuración → Personas → Contactos bloqueados se revisa esa lista, y quien esté en ella ya no puede escribirte, llamarte ni añadirte a un chat nuevo.
En cuentas de trabajo, las llamadas uno a uno de Teams admiten cifrado de extremo a extremo: el administrador lo habilita y las dos personas tienen que activarlo. Durante esa llamada se desactivan la grabación, la transcripción y la opción de añadir participantes. En reuniones, este cifrado requiere Teams Premium.
Cinco comprobaciones antes de sumar una herramienta de teletrabajo
Antes de dar de alta a todo el equipo en una herramienta nueva, repasa estos cinco puntos:
- Verificación en dos pasos. Mira si tu plan la incluye y actívala en todas las cuentas, no solo en la del administrador.
- Qué cubre el cifrado. «Cifrado» no equivale a «cifrado de extremo a extremo». Revisa cuál aplica a tu plan y dónde se guardan los datos.
- Quién de fuera puede entrar. Invitados, enlaces públicos y chats con otras organizaciones: deja abierto solo lo que el trabajo necesita.
- Salidas del equipo. Cuando alguien se va, retira sus accesos ese mismo día y reasigna sus tableros, notas y tareas.
- Mensajes de «soporte técnico». Si alguien que dice ser de soporte te escribe primero por el chat y te pide instalar algo o darle acceso remoto a tu ordenador, confírmalo por otro canal antes de hacer nada.
Si quieres convertir esta lista en un plan con fechas, el proyecto de ejemplo que montamos en GanttPRO es un buen punto de partida.
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