Un ERP, o planificación de recursos empresariales (enterprise resource planning), es un enfoque integral para automatizar la gestión de todos los procesos de un negocio en un solo programa, incluyendo finanzas, suministros, actividades del personal, relaciones con los clientes y una contabilidad precisa y regulada.
Los sistemas ERP se implementan en diversas industrias, incluida la construcción, la distribución y la logística, donde la planificación y la gestión de recursos son componentes clave para un negocio exitoso.
Dada la importancia crítica de la transición a soluciones digitales, las empresas de construcción hoy tienen la oportunidad de implementar sistemas nacionales de clase ERP. Empecemos conociendo qué es un erp software.
Sistema ERP para construcción: funcionalidad, ventajas y capacidades
Un ERP para la construcción es un sistema integral que asegura la planificación y gestión de los procesos de negocio de las organizaciones de construcción.
Un único entorno digital unifica sistemas de software dispares en una solución completa, proporcionando a la dirección una herramienta eficaz para el control y la gestión de los ciclos de vida de los proyectos de construcción.
Un ERP para construcción, transporte o logística tiene la funcionalidad para resolver tareas como:
- Gestión de todas las etapas de la actividad de la empresa y sus componentes.
- Contabilidad fiscal y financiera.
- Llevar un registro de los contratos con los subcontratistas.
- Creación de cronogramas y planes.
- Registro de la ejecución real de los trabajos.
- Planificación financiera y presupuestación.
- Contabilidad de gestión de los flujos de caja de la empresa.
- Gestión de liquidaciones con contrapartes externas e internas.
- Planificación de trabajos propios y cálculo automático de las necesidades de recursos.
- Recepción de recordatorios oportunos sobre diversos eventos.
- Control de los plazos de visado, almacenamiento y movimiento de documentos entre empleados, entre otros.
La principal ventaja de los sistemas ERP es la integración de subsistemas dispares y la consolidación de datos. Esto asegura una toma de decisiones de gestión más efectiva gracias a información oportuna y precisa, ahorra tiempo y minimiza la influencia del factor humano.
La implementación de un ERP reduce significativamente la cantidad de imprecisiones en la planificación e influye positivamente en el crecimiento de los beneficios y la reducción de costos.
Los ERP se utilizan para gestionar los procesos de negocio de toda la empresa, asegurando así el control sobre la distribución de los recursos. Además, los sistemas ERP y software para transporte y logística sirven como una plataforma para la integración de aplicaciones analíticas efectivas, CRM, etc.
El sistema permite el acceso en tiempo real a los datos operativos y financieros. La implementación de un ERP para la construcción permite alinear todos los objetivos y tareas tanto para la empresa en su conjunto como para sus divisiones individuales.
Consideraciones antes de implementar un software ERP
Un sistema ERP implica su implementación en todos los niveles de gestión de la empresa, lo que permite garantizar la máxima eficiencia del funcionamiento del sistema.
Un punto importante es en qué etapa de la actividad de la empresa se realiza la implementación, ya que el sistema prevé la acumulación de información sobre todos los proyectos realizados. Por lo tanto, cuanto antes una empresa de construcción implemente un ERP en sus actividades, mayor será su eficiencia en igualdad de condiciones.
Cómo elegir el ERP adecuado para una organización de construcción
La distribución masiva de estos sistemas ha estimulado la aparición de productos especializados capaces de reflejar los matices de diferentes áreas. Por ejemplo, la construcción como proceso de creación de un bien inmueble requiere la necesidad de unificar todas las compras dentro de un solo proyecto; el sistema debe soportar dicha funcionalidad.
Un factor importante es el grado de adaptación del sistema a las particularidades de los estándares de gestión y contabilidad nacionales, la posibilidad de prescindir de la traducción de la documentación técnica al idioma nativo, así como la presencia de un lenguaje de programación integrado con una interfaz en español.
El ERP debe ofrecer la posibilidad de evaluar los indicadores financieros en el llamado “desglose por proyectos” para estimar su beneficio real.
Además, el ERP debe incluir funcionalidades como la planificación por calendario, el proceso de planificación y contabilidad del efectivo sincronizado con los datos de la planificación por calendario, así como los ingresos y gastos, y un sistema para la formación y recopilación de documentación del promotor, contratista general y subcontratista.
De este modo, la solución debe cubrir completamente todas las complejas estructuras de los objetos de construcción, todos los conceptos de ingresos y gastos, y los pagos y cobros realizados.
Evaluación de la eficiencia y resultados esperados
La automatización de procesos con la ayuda de un ERP permite (porcentajes aproximados):
- Reducir el tiempo de preparación del presupuesto hasta en un 60% gracias a un espacio de información unificado.
- Disminuir las existencias en un 20% en seis meses mediante la automatización del proceso de compra y el seguimiento del volumen de materiales de consumo adquiridos según los requisitos de un proyecto específico.
- Reducir el tiempo para analizar la ejecución actual de los proyectos de construcción, identificando la causa de los retrasos.
- Disminuir en un 70% el tiempo de comparación entre los indicadores reales y los planificados del proyecto.
- Reducir los gastos generales al disminuir el trabajo manual y el papeleo.
- Aumentar el control sobre la cadena de todos los procesos de negocio, lo que reducirá significativamente el tiempo para la toma de decisiones y mejorará la calidad de la gestión.
La implementación de un ERP aumenta considerablemente la eficiencia de las empresas de construcción y eleva su competitividad. La evaluación de la eficiencia implica el uso de diversos métodos y técnicas, por ejemplo, los indicadores de evaluación de la eficiencia de los desarrolladores del sistema, el análisis de recursos, el cuadro de mando integral, metodologías, etc.
El método más óptimo reconocido es el que se basa en la formulación clara de tareas medibles antes de comenzar el trabajo y el control de la efectividad de su cumplimiento.
